Viaggiare per motivi di lavoro: consigli utili

Viaggiare per motivi di lavoro è un'esperienza doppiamente gratificante: serve alla propria formazione professionale e personale. Seguite questi suggerimenti per sfruttare al meglio le opportunità.
Viaggiare per motivi di lavoro: consigli utili

Ultimo aggiornamento: 27 maggio, 2022

Sebbene a priori viaggiare per motivi di lavoro possa sembrare un sogno che si avvera, con il tempo e con i successivi trasferimenti il panorama cambia molto. Soprattutto se non sapete come gestire correttamente il viaggio.

Se avete già esperienza in questo tipo di viaggi, leggete i seguenti consigli, in modo che siano ancora più produttivi. Se invece siete alle prime armi, leggere questo articolo vi sarà estremamente utile.

Viaggiare per motivi di lavoro: consigli pratici

L’Organizzazione Mondiale del Turismo (UNWTO) include la definizione di ‘business visitor’ (viaggiatore d’affari) nel suo glossario: è un viaggiatore il cui scopo principale è di tipo professionale o relativo al mondo degli affari.

Una premessa ovvia, ma in pratica spesso sfumata, è che in questo tipo di spostamento si lavorerà, non si è in vacanza. Tuttavia, è comune mescolare il tempo libero con il dovere.

Quando si viaggia per lavoro, ci sono obblighi, responsabilità e obiettivi da raggiungere. Allo stesso modo, è importante prendersi il giusto tempo per riposarsi e fare qualche attività ricreativa, soprattutto se la destinazione si presta bene.

È difficile trovare il giusto equilibrio tra lavoro e tempo libero nei viaggi d’affari. Per questo abbiamo preparato 8 consigli utili.

Viaggio di lavoro in aeroporto.
Il viaggio di lavoro non ha come obiettivo lo svago, ma a volte è difficile porsi dei limiti.

1. Organizzare e pianificare il viaggio

In modo ideale, è meglio far confermare le riunioni negli orari e nei luoghi prestabiliti con diversi giorni di anticipo. Preparate l’agenda con il maggior numero di dettagli possibile, includendo gli obiettivi che desiderate raggiungere.

Nel caso in cui vi si richieda di tenere delle lezioni, verificate che sia disponibile il materiale di supporto audiovisivo, provate la presentazione e non dimenticate nessun documento. Se si tratta solo di riunioni, fate un elenco degli argomenti da trattare e assegnate a ciascun tema una durata approssimativa.

2. Preparate il bagaglio in modo coscienzioso

Una volta che abbiate in mente le attività da svolgere, a quanti incontri parteciperete, l’orario e i luoghi in cui si svolgeranno, potete pianificare il bagaglio. Tenete presente gli impegni agenda, per evitare di sovraccaricare o sottostimare.

La scelta più pratica è indossare un abito classico e delle camicie da abbinare. Nel caso delle donne, gli accessori sono buoni alleati perché non prendono posto e cambiano completamente qualsiasi outfit.

Sarete l’immagine dell’azienda e il vostro aspetto dovrà essere sempre perfetto. I capi che scegliete devono essere coerenti con le diverse situazioni in cui vi troverete.

3. Spese di viaggio incluse e non incluse

Ogni azienda ha una propria politica per quanto riguarda le spese di viaggio. È importante scoprire cosa è incluso e cosa no, in termini di vitto, alloggio, mobilità ed extra.

L’ideale è creare una tabella in cui elencare tutte le spese di viaggio. Destinate un posto dove conserverete le ricevute per ciascuna delle spese sostenute. Informatevi prima di partire sugli aspetti pratici, ad esempio come richiedere i rimborsi alla vostra azienda.

4. Viaggiare per motivi di lavoro, ma occhio alle spese

Questo punto è legato al precedente, poiché è importante avere una certa austerità quando si spendono i soldi dell’azienda. Dipende sempre dagli importi che vi vengono assegnati per ogni aspetto del soggiorno.

Se sono generosi, non approfittatene. Non è necessario spendere tutti i soldi che vi danno per ordinare più pietanze.

5. Non dimenticate di mangiare sano

Se torniamo alla premessa fatta poc’anzi, ricordate che state lavorando e non siete in vacanza. Ecco perché è importante che mangiate sano e facciate pasti leggeri che vi permettano di continuare con la vostra giornata lavorativa. Non saltate pranzi o spuntini e riservate sempre uno spazio per provare cibi locali.

6. Preparate i documenti

Anche se viaggiate per conto dell’azienda, siete responsabili della preparazione di tutta la documentazione necessaria per viaggiare. Ci riferiamo al passaporto, al visto, alla tessera delle vaccinazioni e ai permessi.

Documenti di viaggio di lavoro.
I viaggi di lavoro richiedono particolari requisiti nella documentazione. Informatevi prima di imbarcarvi.

7. Usate al meglio i “momenti morti”

Mentre siete in viaggio, il lavoro d’ufficio continuerà ad arrivare. Ecco perché dovreste provare a risolvere alcuni problemi da remoto, come rispondere alle e-mail, inviare preventivi, compilare report. Per tempi morti si intende l’attesa in aeroporto o il trasferimento in un determinato luogo.

8. Ritagliatevi del tempo libero

Anche se non siete in vacanza, riservate un momento per conoscere il luogo, acquistate un’escursione o semplicemente fate una passeggiata per esplorare la zona. Tuttavia, non dimenticate di riposare.

Può capitare che abbiate in programma troppe attività per un singolo viaggio di lavoro e che per questo non abbiate programmato il tempo di riposo necessario per ricaricarvi.

Viaggiare per motivi di lavoro significa crescita professionale

I viaggi di lavoro rappresentano un’ottima opportunità di crescita non solo professionale, ma anche personale. Se siete stati scelti per rappresentare l’azienda, è perché si fidano delle vostre capacità.

Questo voto di fiducia è importante per lo sviluppo della vostra autostima e per la carriera professionale che potreste svolgere in azienda. Ci auguriamo che possiate approfittare di ogni viaggio per imparare e crescere in campo lavorativo.

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