Sfruttare meglio il tempo a disposizione: 8 strategie

Sapete come sfruttare al meglio il vostro tempo? La produttività è un'abilità che si impara. In questo articolo presentiamo alcune strategie.

Sentite che le ore del giorno non sono sufficienti per fare tutto? Se è così, è giunto il momento di modificare la vostra routine. Se cercate un modo per sfruttare meglio il tempo a disposizione, dovete seguire un ordine ed essere disciplinati.

Il segreto e organizzare e gestire nel giusto modo le ore del giorno. Detto ciò, se non sapete come fare, a seguire mostriamo alcune opzioni.

Possibili ragioni per cui il tempo non basta

Sono diversi i motivi che ci impediscono di sfruttare al massimo le ore di una giornata. La maggior parte ha a che vedere con il modo in cui gestiamo il tempo. Tra le più comuni troviamo le seguenti.

Mancanza di organizzazione

Siete abituati a fare una lista delle cose da fare e ordinarle per priorità? Programmate l’esecuzione delle vostre attività in anticipo?

In caso contrario, è giunto il momento di iniziare e farla diventare un’abitudine. L’organizzazione delle attività è una qualità fondamentale per poter sfruttare meglio il tempo. 

Le persone che non sanno organizzarsi e hanno molti compiti in sospeso generalmente non sanno da quale iniziare. Inoltre, tendono a dare la priorità a quelle che non sono urgenti. Così si investono le energie e l’impegno in maniera errate.

Trascorrere molto tempo su internet

Molte persone passa diverse ore sui social network o navigando sul web. Questo è un problema, perché fa dimenticare che c’è una realtà esterna lontana dagli schermi e che si hanno dei compiti da svolgere.

Essere incapaci di dire “no”

Un altro motivo che non consente di sfruttare meglio il tempo è la tendenza a sovraccaricarsi di compiti. Si finisce così di andare oltre i propri limiti svolgendo peggio le varie attività.

Se sapete che la vostra agenda è piena, evitate di offrirvi o di accettare più attività di quelle che già avete. Si consiglia di pianificare le proprie giornate e riconoscere i propri limiti.

Fare molte cose alla volta

È comune eseguire diversi compiti contemporaneamente. Ad esempio, parlare al telefono mentre si risponde a una mail e avere le pentole sul fuoco.

Se anche voi avete questa abitudine, è ora di iniziare a fare le cose in ordine e concentrarsi su una alla volta. Fare molte cose alla volta può essere positivo fino a un certo punto. Ma correte il pericolo che qualcosa vada storto.

Concentrarsi eccessivamente solo su una cosa

All’estremo opposto, vi è l’abitudine a investire eccessivi sforzi, tempo e concentrazione in un’unica cosa.  Questo porta a svolgere gli altri compiti con meno impegno. 

Non è sbagliato concentrarsi su un’attività specifica, ma l’ideale sarebbe essere efficienti e finirla nel minor tempo possibile.

Strategie per sfruttare meglio il tempo a disposizione

Vediamo adesso 8 strategie che possono aiutarci a rendere più produttivo il nostro tempo. Alcune sono compatibili con altre e ognuno dovrà stabilire se si adattano o meno alla propria agenda.

1. Fare una lista delle priorità

La sera precedente o al mattino annotate tutto quello che desiderate fare durante la giornata. Poi attribuite un livello di priorità a ciascun compito.

Per esempio, classificate come “urgente”  tutte quelle attività che devono essere realizzate nell’arco delle 24 ore; “importante” quelle che devono essere svolte nei giorni successivi e “non urgente” quelle che possono aspettare. In questo modo potrete concentrarvi solo su quelle più rilevanti.

2. Programmare l’esecuzione delle attività

Dopo aver stilato la lista degli impegni, l’ideale sarebbe programmare la giornata in maniera efficiente. Questo significa che ogni attività deve avere il suo spazio per essere eseguita a una determinata ora.

Inoltre, stabilite il tempo che impiegherete per realizzarla. In questo modo, avrete sotto controllo tutto ciò che dovete fare e quanto tempo vi impiegherà.

Cercate di dedicare la prima parte della giornata a compiti impegnativi e che abbiano maggiore priorità. In questa fase, di fatto, si è più lucidi e carichi di energie.

Allo stesso modo, lasciate le cose più semplici e meccaniche alla fine. Con il passare del tempo vi sentirete più annoiati e l’ideale sarebbe svolgere le attività che richiedono meno sforzo.

3. Evitare di rimandare gli impegni per sfruttare meglio il tempo

Per poter realizzare tutti gli impegni quotidiani, evitate quanto più possibile di rimandare. La procrastinazione vi farà accumulare tutto quello che dovete fare e vi sentirete stressati.

Potreste, invece, cercare di concludere i vostri compiti in anticipo, così potrete farvi carico di possibili complicazioni e riuscire a mantenere comunque la vostra pianificazione.

4. Lasciare sempre uno spazio per se stessi

Nonostante abbiate una grande quantità di cose da fare, è fondamentale che dedichiate sempre uno spazio a voi stessi. Preferibilmente prima di iniziare la giornata.

In questo modo, potenzierete i livelli di energia e sarete più preparati ad affrontare lo stress quotidiano. Tra le attività che potete fare in questo spazio dedicato a voi stessi abbiamo quella di meditare dai 10 ai 20 minuti quando vi svegliate, fare esercizio o mangiare una colazione sana e nutriente. 

5. Preparare quanto possibile la sera precedente per sfruttare meglio il tempo

Un altro modo per evitare di sprecare tempo è ottimizzando il tempo della vostra mattinata. Ovvero, prima di dormire preparate i vestiti da indossare, il cibo da preparare e tutto il necessario. Questo vi eviterà di correre per cercare o preparare ciò di cui avete bisogno per iniziare la vostra giornata.

6. Mantenere ordinato e pulito lo spazio di lavoro

L’ordine e la pulizia nel luogo di lavoro permette di sentirsi a proprio agio e più produttivi. Evitate di perdere tempo nel cercare cose a causa del disordine.

Detto ciò, qualunque sia il vostro luogo di lavoro o spazio per svolgere i vostri compiti, la cosa importante è che sia sempre pulito e ordinato. 

7. Eliminare le distrazioni per sfruttare meglio il tempo

Una delle grandi distrazioni sono i social network e la messaggistica sui dispositivi elettronici. Quando arriva il momento di lavorare, dobbiamo evitare di distrarci. Se risulta difficile, esistono diversi modi per bloccare i social network o la posta personale mente si lavora.

8. Andare a dormire presto

Un buon riposo è fondamentale per rendere più produttivo il proprio tempo. Si consiglia, pertanto, di andare a dormire presto, prima delle 22:00. In questo modo si godrà dei benefici del sonno e il giorno seguente si avranno minori difficoltà.

Per sfruttare meglio il tempo bisogna essere costanti

Il problema non risiede nel fatto che una giornata contenga poche ore e che le attività sono troppe. Si tratta di imparare a organizzare e programmare il tempo a disposizione. 

Allo stesso modo, è di vitale importanza conoscere le nostre capacità e i propri limiti. Ciò ci permetterà di evitare di prefissarci compiti che non saremo in grado di portare a termine.

In poche parole, per sfruttare al meglio il tempo a disposizione sono necessari una corretta organizzazione dei compiti e un adeguato svolgimento degli stessi. Imparando a farlo, non si avranno più problemi.