Per la semplicità della sua applicazione, la tecnica dei 5 perché è ampiamente utilizzata nelle aziende. In cosa consiste? Ne parliamo in questo articolo.
Come migliorare qualcosa che funziona male in un’azienda? Quanto tempo ci vuole per farlo? Tutto dipende dalla soluzione utilizzata. In questa occasione si vogliono evidenziare i vantaggi della tecnica dei 5 perché, un metodo con il quale si esplora il rapporto di causa ed effetto sottostante ai conflitti per arrivare alla loro origine.
In altre parole, è uno strumento che consente la partecipazione di gruppo dei diversi attori coinvolti per monitorare le cause fino a raggiungere l’origine del problema. Poiché non richiede grandi risorse per la sua applicazione, è ampiamente utilizzato in diverse aree di lavoro. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.
Cos’è la tecnica dei 5 perché?
La tecnica dei 5 perché è una tecnica di risoluzione dei problemi, creata da Sakichi Toyoda, che è stata applicata per la prima volta nella fabbrica di veicoli Toyota con l’obiettivo di ottimizzare la produzione. In particolare, mira a scoprire quali sono gli ostacoli che ritardano o impediscono il miglioramento delle prestazioni.
È un metodo che cerca di andare oltre le cause apparenti. Consiste nel chiedere 5 perché su un problema. In questo modo, cerca di arrivare alla radice per capire che c’è quello che funziona come un effetto a cascata e che innesca o mantiene il resto dei problemi.
In questo modo, una volta individuata l’origine, è possibile intervenire per cambiare la situazione. È una tecnica consigliata per trovare le cause, non in una fase del concepimento o dello sviluppo.
La tecnica dei 5 perché aiuta a identificare gli ostacoli che impediscono di migliorare la performance di un’azienda.
Attraverso la tecnica dei 5 perché, viene esplorata l’intera catena di risultati tra causa ed effetto. Questo porta con sé diversi vantaggi. Successivamente, li dettagliamo.
Esplora diverse cause e soluzioni
Quando si inizia a indagare su cause diverse, sorgono difficoltà e ostacoli che hanno a che fare con molteplici questioni. In questo modo non è una lettura lineare, ma può essere arricchita con diverse componenti.
Con quanto sopra, ci sono maggiori possibilità di poter apportare modifiche e avere successo nelle soluzioni o miglioramenti implementati.
Fornisce una panoramica dei problemi
Questa tecnica non riduce un problema a una causa immediata. Esplorando tutta la sua complessità, fornisce una visione globale e, quindi, porta a soluzioni più ottimali.
È facile da applicare
Un altro vantaggio ha a che fare con la semplicità di applicazione. Attraverso semplici domande, è possibile chiarire una questione che forse nessuno aveva notato prima.
Quello che dovrebbe essere preso in considerazione è che è necessario parlare con le persone giuste, che conoscono i processi e che vi partecipano attivamente per utilizzare le proprie conoscenze.
Aumenta il benessere dei dipendenti
Il fatto di essere interessati ad attuare miglioramenti sul posto di lavoro non ha a che fare solo con la produttività a livello economico, ma anche con il miglioramento del benessere e della motivazione dei dipendenti. Ciò evita problemi di lavoro, che in seguito portano all’assenteismo.
Come applicare la tecnica dei 5 perché nella risoluzione dei problemi
Per applicare la tecnica dei 5 perché, è conveniente allestire un gruppo di lavoro, in modo da avere una visione collettiva e diversi punti di vista sull’origine del problema. Poi iniziano a farsi domande.
Dai diversi perché che emergono, è possibile pensare a una sorta di diagramma che permetta di visualizzare le cause. È conveniente utilizzare una lavagna in modo che tutti possano visualizzarla e, soprattutto, affinché ciascuno possa contribuire con nuove cause o focus del conflitto.
Poi si dà la priorità agli interventi più urgenti e necessari, poiché non è possibile affrontare tutto contemporaneamente. Naturalmente, una volta che si decide quali azioni intraprendere, è necessario eseguire le modifiche e monitorarne l’impatto.
È anche ideale spiegare il motivo per cui viene utilizzata questa tecnica, in modo che gli intervistati possano essere sereni. Non è uno strumento che cerca di incolpare, ma di capire come e perché le cose funzionano in questo modo.
Ora, va tenuto presente che, sebbene ci siano 5 perché, l’essenziale è riuscire a trovare la causa-problema. A volte questo significa un esame incrociato più o meno di quel numero. A proposito, devi sapere come identificare su quali risposte devi soffermarti di più e quali devi sapere come avanzare e approfondire un po’ di più.
La tecnica dei 5 perché consente di ottenere diversi punti di vista.
Come applicare la tecnica dei 5 perché: 2 esempi
Diamo un’occhiata ad alcuni esempi di come viene utilizzata la tecnica dei 5 perché
Esempio#1
Perché i dipendenti non presentano i loro rapporti in tempo? Perché hanno molte riunioni al giorno.
Perché hanno così tante riunioni al giorno? Perché devono condividere l’andamento delle loro attività.
Perché devono condividere lo stato di avanzamento delle loro attività? Perché non dispongono di un sistema di comunicazione e gestione delle informazioni in cui caricare detti anticipi.
Perché non hanno un sistema di comunicazione e gestione delle informazioni dove caricare questi progressi? Perché non ci sono investimenti.
Perché non ci sono investimenti? Perché il territorio non solleva la necessità di cambiare i suoi processi
In questo modo, da questo “giro e ritorno” di domande, si rileva che la causa originaria è dovuta al fatto che l’area di lavoro non considera la necessità di modificare i propri processi per renderli più efficienti.
Così, sapendo qual è la causa che impedisce un migliore funzionamento, è possibile pensare di risolverla in qualche modo e di migliorare l’organizzazione.
Esempio #2
Perché ci sono così tanti reclami da parte dei clienti? Perché ci sono ritardi nella consegna dei prodotti.
Perché ci sono ritardi nella consegna? Perché non è possibile assemblare i pacchi in tempo.
Perché i pacchi non vengono assemblati in tempo? Perché c’è poco personale.
Perché c’è così poco personale? Perché le risorse umane non hanno avviato un processo di ricerca.
Perché non l’hanno fatto? Perché non hanno abbastanza personale.
Qui è anche possibile identificare qual è il motivo dei ritardi che incidono sulla qualità del servizio e cosa si può fare al riguardo.
Dopo aver consultato le persone sulle cause e sui problemi che impediscono una migliore performance sul posto di lavoro, è importante essere coerenti e implementare i cambiamenti.
In caso contrario, spesso sorgono la sensazione che si tratti di una “finzione” e le persone perdono motivazione e diventano riluttanti a collaborare in occasioni successive.
Ad esempio, i postulati della filosofia Lean, che consiste nell’eliminare tutto ciò che non è necessario e che non genera valore, possono essere un buon modo per affrontare i cambiamenti di gestione.
Qualunque sia il percorso che si vuole seguire, bisogna considerare anche la realtà e la cultura aziendale, poiché alcuni accorgimenti non sono sempre rilevanti o possibili.
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Catalán, J. P., & Aparisi, M. G. (2019). Análisis de causa raíz. Técnicas y relación con los sistemas de gestión y las no conformidades.
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