Tecnica del pomodoro: come utilizzarla per aumentare la produttività?

Nel mondo odierno, competitivo ed esigente, ottimizzare il tempo e lo sforzo è una necessità costante. Un modo semplice ed efficace per raggiungere questo obiettivo è la cosiddetta tecnica del pomodoro.

Come illustrato in un articolo condiviso dal National Institutes of Health, si tratta di uno strumento che ha come obiettivo un lavoro mirato, ma con pause pianificate tra un’attività e l’altra. Come applicarla e quali sono i suoi vantaggi? Vediamo.

Che cos’è la tecnica del pomodoro?

Avete troppi compiti e poco tempo per portarli a termine? Avete la sensazione di non riuscire mai a finire il vostro lavoro? Pensate che la giornata debba essere lunga 40 ore? La tecnica del pomodoro è una risorsa per una gestione efficiente del tempo . Migliora anche la produttività e la concentrazione.

È un metodo recente – risale agli anni ’90 – la cui invenzione è attribuita a Francesco Cirillo, che iniziò a utilizzarlo durante gli studi universitari. Il nome deriva dal fatto che aveva un timer da cucina a forma di pomodoro.

Consiste nel concentrarsi su un singolo compito ben preciso per 25 minuti. Questi periodi di lavoro, chiamati “sessioni pomodoro”, sono alternati a brevi pause di 5 minuti. Dopo aver completato quattro blocchi, si fa una pausa più lunga.

Nel tempo, si suggerisce di aumentare la durata delle pause, fino a un massimo di 50 minuti. Tuttavia, i blocchi di lavoro devono essere di piena attenzione e concentrazione. L’idea è quella di mettere da parte la vecchia abitudine di procrastinare.

In questo modo si riduce l’impressione di essere saturi o sopraffatti. Fare una pausa di tanto in tanto ha un impatto positivo sia sulla concentrazione che sulle prestazioni mentali.

Riduce persino la sensazione di trovarsi tra l’incudine e il martello, in una costante lotta contro il tempo. L’aspetto migliore è che si porta a termine il compito con lo stesso entusiasmo con cui si è iniziato e, anzi, si prova un piacevole senso di realizzazione.

Come applicare la tecnica del pomodoro e aumentare la produttività?

La tecnica del pomodoro è abbastanza semplice. Di seguito ne descriviamo il processo e gli elementi da tenere a mente perché sia efficace.

• Suddividere. Frammentate il lavoro in quanti più piccoli compiti possibile. E se vi sembra ancora voluminoso, suddividetelo ulteriormente.
• Fate una lista di cose da fare e cancellate via via i compiti. Abbiamo già un’idea del lavoro, di quanto dobbiamo fare e dei sottoprocessi. Ora è meglio fare un elenco per non dimenticare o tralasciare nulla. E ogni volta che avanziamo di una casella, la cancelliamo.
• Impostare il timer. Questo è lo strumento fondamentale: un orologio, un cronometro o un timer. Quando iniziamo un compito specifico, dobbiamo impostare che scatti tra 25 minuti.
• Concentrarsi il più possibile. La chiave della tecnica del pomodoro è che durante questi 25 minuti ci si dimentica di tutto ciò che non è il compito. Niente partner, niente figli, niente cane, niente cellulare, niente social network. Niente.
• Riposare. Proprio come quando eravamo a scuola, scatta l’allarme e smettiamo di fare tutto quello che stiamo facendo. Segniamo il compito come completato o avanzato e ci prendiamo una breve ma meritata pausa. In questo caso si fa il contrario di quanto detto sopra: si pensa a tutto tranne che al lavoro.

A cosa serve?

La tecnica del pomodoro può essere applicata ugualmente bene allo studio o al lavoro, in quanto offre diversi vantaggi.

Concentrazione

Concentrarsi su studio o lavoro è diventata una sfida. Ci sono diversi fattori che possono interrompere la continuità del lavoro: altre attività, distrazioni con dispositivi elettronici, difficoltà di concentrazione, tra gli altri.

Di conseguenza, c’è solo un risultato possibile: una bassa produttività. Il principale contributo della tecnica del pomodoro è quello di aiutarci a concentrarci su un compito alla volta per portarlo a termine con successo, riducendo o eliminando le distrazioni.

Migliore gestione del tempo

Le ricerche dimostrano che, in ambito accademico, la tecnica del pomodoro si è dimostrata efficace in termini di gestione del tempo per i compiti scolastici.

Inoltre, quando si impara a lavorare in modo sistematico, si sa cosa si può ottenere, si controllano i propri ritmi e ci si organizza meglio, in funzione del tempo a disposizione per il compito totale e per ogni sezione.

Produttività e soddisfazione

Secondo un altro studio, in cui il pomodoro è stato utilizzato in un ambiente di lavoro reale (nell’ambito dello sviluppo di software), dopo l’applicazione di questa tecnica, il numero di interruzioni interne è diminuito significativamente. Il risultato è stato un aumento della produttività e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Motivazione e impegno

A volte il problema non è solo la mancanza di tempo o di attenzione, ma l’impegno e la responsabilità. Forse non iniziamo il compito perché pensiamo di non essere in grado di portarlo a termine e non vogliamo provare sensi di colpa o delusioni.

Tuttavia, se iniziamo facendo un passo alla volta e se consideriamo ogni piccolo compito come un risultato, anche questo può diventare un incentivo a continuare.

Diminuzione dello sforzo e della fatica

Se ci fermiamo ogni tanto, il cervello si riposa e le possibilità di affaticamento mentale diminuiscono. Per quanto riguarda l’aspetto fisico, quando ci alziamo dalla sedia di lavoro possiamo camminare e fare un po’ di stretching, il che aiuta a evitare le conseguenze di uno stile di vita sedentario, come la sciatica, il dolore al bacino, la rigidità delle articolazioni, tra le altre.

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Suggerimenti per ottenere buoni risultati con la tecnica del pomodoro

L’utilizzo della tecnica del pomodoro, al lavoro o nello studio, non dovrebbe presentare alcuna difficoltà. Tuttavia, può funzionare molto meglio se si tengono presenti i seguenti suggerimenti:

• Utilizzare una lavagnetta per scrivere o visualizzare i compiti.
• Si può dividere la lavagna in tre zone: in sospeso, in corso e completati.
• È possibile iniziare dal più urgente o dal più facile, a seconda dei casi.
• Allontanarsi da qualsiasi fonte di distrazione.
• Abbassare il volume del cellulare o, se possibile, spegnerlo.
• Al termine di ogni compito portato a termine, possiamo concederci una ricompensa: un caffè, un biscotto o uno spuntino.
• Se 25 minuti sono troppi, iniziare con periodi brevi. Questi possono essere aumentati gradualmente.
• Evitare il multitasking. Ovvero, non eseguire più compiti insieme.
• Stabilire quanti “pomodori” richiede un’attività.
• Non saltare le pause. Sono la chiave del successo.

A chi è adatta la tecnica del pomodoro?

Il metodo del pomodoro è consigliato a studenti e lavoratori. Nella maggior parte dei casi, può essere applicato sia in ambito lavorativo che scolastico.

• Ad esempio, per un insegnante che deve correggere un certo numero di valutazioni, questa tecnica può aiutare a evitare il sovraccarico.
• Anche per un musicista che deve provare per ore e ore. Fare brevi pause di tanto in tanto è una buona cosa.

In altri casi, però, può essere controproducente. Per un giornalista, uno scrittore o anche un artista visivo, 25 minuti possono essere appena sufficienti per approfondire l’argomento. Fermarsi può significare perdere il ritmo, il flusso creativo o l’ispirazione.

Per queste persone, può essere più appropriato lavorare con periodi prolungati di oltre un’ora. È anche valido applicarlo per compito; ogni volta che finiscono una sezione, potrebbero fare una lunga pausa.

Infine, nelle persone ansiose, l’uso di un cronometro aggiunge un fattore di stress, quindi può essere inappropriato. Ci si potrebbe preoccupare più dell’orologio che del compito stesso.

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Una tecnica molto efficace nelle giuste condizioni

Nell’antichità gli esseri umani dovevano lavorare per ore, senza sosta. Con le riforme del lavoro del XX secolo, questo quadro ha iniziato a cambiare, con orari di lavoro più brevi. Ci siamo resi conto che sembriamo essere più efficaci in brevi periodi di attività.

È bene chiarire che la convinzione che la nostra capacità di attenzione sia solo di un certo numero di minuti non ha una vera e propria base scientifica. Tuttavia, la tecnica del pomodoro si è dimostrata efficace per molti, anche se non è infallibile.

Naturalmente, si può provare per qualche giorno per vedere come funziona o se deve essere adattata. Esistono anche altre tecniche che aiutano a gestire il tempo. L’essenziale è metterle in pratica, soprattutto se si tende a procrastinare.