Pubblicato il 7 Luglio 2022 • Aggiornato il 24 Agosto 2022
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Nonostante l’arrivo della tecnologia nelle nostre vite, ci saranno sempre dei documenti cartacei che vogliamo proteggere e organizzare. Documenti personali, aziendali, fatture e molti altri che non possiamo permetterci di perdere, in quanto impossibili da sostituire.
Pertanto, è importante adottare alcune misure che riducano il rischio di perderli. In questo articolo vi diamo 9 consigli per organizzare e proteggere i documenti.
Come organizzare e proteggere i documenti
Sì, lo sappiamo, gli schedari sono un ricordo del passato, proprio come gli elenchi telefonici. Ma è qui che sorge la domanda: come fare per proteggere i documenti? Non disperate e continuate a leggere.
1. Classificare
La classificazione dei documenti è il primo passo. In questo modo, quando ne avrete bisogno, potrete trovarli più facilmente.
Durante la classificazione, si possono mettere da parte quelli danneggiati per un’eventuale ricostruzione. Un chiaro esempio sono le fotografie su carta.
Detto questo, vale la pena realizzare una classificazione secondo i seguenti criteri:
Famiglia: certificati di nascita, di adozione, passaporti, tesserini del gruppo sanguigno, cartelle cliniche, polizze assicurative, contratti e altro dello stesso tipo.
Automobile e altri veicoli: la fattura di acquisto, le ricevute di pagamento e, se si tratta di un’auto usata, il contratto di vendita devono essere conservati con cura. Allo stesso modo, l’assicurazione del veicolo dovrebbe far parte di questo elenco.
Casa di residenza e altre proprietà: qui dovrebbero esserci tutti i documenti relativi alla proprietà, il contratto di affitto, le ricevute dei pagamenti dei servizi, la piantina della casa, tra gli altri.
I contratti sono documenti che devono essere conservati per tutta la durata dei rapporti contrattuali.
Potreste aver perso qualche documento prezioso e non ve ne eravate accorti fino ad ora, quando avete deciso di mettere in ordine i documenti. Calma, è successo a tutti. Adesso che ve ne siete accorti, provate a sostituirli il prima possibile.
Nella maggior parte dei casi questo processo è rapido. L’importante è organizzare e classificare i documenti per averli a portata di mano. E se non è più possibile riavere l’originale, potreste comunque ottenere una copia autenticata.
3. Distruggere le informazioni sensibili nel modo corretto
È possibile che durante il processo di selezione dei documenti vi siate imbattuti in alcune informazioni non più valide o scadute, quindi la miglior cosa da fare è sbarazzarsene. Non c’è nulla di sbagliato in ciò. Bisogna solo assicurarsi che questi documenti non finiscano nelle mani sbagliate, soprattutto se contengono informazioni personali.
Per questo, si consiglia di cancellare la parte in cui si vede il proprio indirizzo, il nome nome o altri dati personali. Se le informazioni sono state archiviate in digitale e dovete sostituire il computer, vi consigliamo di prendere le misure necessarie per cancellare dal disco rigido ciò che non dovrebbe essere rivelato a nessuno.
4. Rimuovere le graffette in acciaio per proteggere i documenti
Molto spesso utilizziamo clip, graffette ed elastici per raggruppare i documenti. Ma questi non sono consigliati in quanto possono rovinare i documenti importanti ossidandosi o addirittura attaccandosi alla carta. Meglio usare delle buste di plastica.
5. Usare i porta documenti
Possono essere di carta, plastica flessibile, acetato o stoffa. Sono ottimi per organizzare e conservare non solo i documenti, ma anche le vecchie foto di famiglia, perché sono privi di acidi. A differenza degli album convenzionali, per esempio.
6. Tenere tutto in un unico posto
Una volta raggruppati i documenti in base alla categoria, l’ideale è tenerli tutti in un unico posto. Potete realizzare uno schedario a fisarmonica, con materiali diversi. Ci sono anche delle scatole speciali.
L’importante è che i documenti importanti siano conservati in un luogo comune. Ciò rende più pratico individuarli e utilizzarli se necessario.
7. Scegliere un luogo privo di umidità
La temperatura ideale per conservare i documenti è compresa tra 18 e 20 gradi Celsius. Cercate un luogo ventilato in cui non ci sia umidità.
La carta è sensibile anche al calore e alla luce artificiale. In questo caso, è consigliabile evitarli e utilizzare delle cartelle o buste per una maggiore sicurezza. Ciò manterrà la polvere a bada.
8. Digitalizzare i documenti
Digitalizzare i documenti importanti e caricarli sul cloud è una mossa molto intelligente. Potete archiviarli su un’unità flash, ma tenete presente che le unità possono essere danneggiate.
In questo caso, prendetevi del tempo e digitalizzate i fogli uno per uno, sia fronte che retro. Poi conservateli sul cloud.
Il doppio backup, digitale e cartaceo, è un modo intelligente per far fronte alla possibilità di perdere i documenti.
9. Tenere traccia dei file
Avete già organizzato i documenti? È giunto il momento di fare un registro di ciò che avete e di dove si trova. Se è sotto chiave, conservate la password in un luogo sicuro.
Potete usare carta e matita o il computer. In questo modo, se un familiare deve accedere alle informazioni e non siete in casa, potrà farlo senza problemi.
Assicuratevi che si tratti di una persona affidabile.
L’errata conservazione dei documenti può causare un rapido deterioramento del materiale, ad esempio la perdita del colore dei fogli o dell’inchiostro con cui è stato stampato. D’altra parte, anche alcuni insetti o gli acari possono danneggiare i documenti.
Ricordatevi di spostare di tanto in tanto i file dove conservate i documenti. Un giorno ne avrete bisogno e sarete grati di aver impiegato un po’ di tempo per organizzarli.
